Придбання є складовою модуля SAP MM, і його процес можна приблизно зобразити на діаграмі нижче.
MRP (планування матеріальних ресурсів) створює пропозицію щодо закупівель, а згодом перетворюється на заявку на закупівлю. Наступним кроком є присвоєння джерела заявці на купівлю та випуск заявки на купівлю. PR перетворюється на Замовлення на придбання, і після отримання товару можна отримати рахунок-фактуру для завершення процесу закупівлі. Додатково обробляється платіж (у модулі FI).
Закупівлі не повинні починатися з MRP, це може бути ініційовано плануванням на основі споживання або безпосереднім створенням PR або PO.
MRP - це системна функція для визначення вимог до матеріалу як на матеріалі, так і на рівні вмісту. ЗМ (Перелік технічних матеріалів) - це перелік компонентів та підкомпонентів, з яких складається окремий матеріал.
Одним із простих основних документів, що стосуються закупівлі в SAP, є заявка на закупівлю.
Заявка на закупівлю
Заявки на закупівлю можуть створюватися автоматично системою або вручну. Вони можуть бути перетворені в замовлення на придбання, але лише після звільнення (затвердження заявки на придбання).
У цьому уроці ми розглянемо кілька тем, які можуть допомогти зрозуміти та створити заявку на закупівлю.
Діапазони номерів у заявках на придбання необхідні, як і в інших документах, з метою присвоєння номера документа новоствореним документам.
Пізніше ці діапазони номерів призначаються різним типам документів, які ми можемо визначити для використання в обробці заявки на придбання.
Ми також охопимо номер відстеження вимог, який в основному є комбінацією цифр / букв, яку можна однозначно присвоїти декільком документам для відстеження певних важливих вимог.
Ви побачите, як працює визначення джерела та чому це корисно, а також як це джерело може бути призначене нашому документу про придбання.
Нарешті, ви дізнаєтесь, як обробити заявку на придбання, починаючи від її створення і не перетворюючи її на замовлення на придбання.
Діапазони номерів для заявки на закупівлю
Призначення діапазонів номерів для заявок на закупівлі за типом документа. Можна створити кілька різних діапазонів номерів, а потім призначити їх певному типу заявки.
Це робиться під час налаштування. Типи документів-заявок можуть мати призначені два діапазони чисел. Кожному типу документа присвоюється один внутрішній та один зовнішній діапазон. Внутрішні діапазони номерів система автоматично збільшує, а зовнішні призначаються вручну.
На екрані нижче представлений список діапазонів номерів для заявки на придбання.
From number - це перше число в діапазоні, To number - останній доступний номер, а поточний номер - це останній номер, присвоєний документу.
Крім того, є прапорець, який вказує, чи це зовнішній діапазон номерів.
Наприклад, внутрішній діапазон номерів може бути визначений як діапазон від 20000000 до 30000000, у цьому випадку документи типу документа, якому присвоєно цей інтервал, будуть нумеруватися, починаючи з 20000001, і збільшуватимуться на 1 для кожного нового створеного документа. Останній номер, доступний для цього інтервалу, буде 30000000, і якщо ваші документи заповнюють весь діапазон номерів, його потрібно продовжити. Це трапляється рідко, оскільки це означало б, що у вас буде 10 мільйонів документів про заявку на придбання.
Визначення типу документа
Визначення типу документа - це дія визначення різних типів документів для заявки на придбання. Це корисно для групування заявок на закупівлю та детального уточнення його використання. Наприклад, ми можемо мати стандартні PR, субпідряд і переказ запасів. Кожен тип документа відповідає особливим потребам і налаштований на використання таким чином.
У визначенні типу документа ви можете визначити ряд варіантів. Кількісні інтервали (внутрішній та зовнішній), інтервал товару, клавіша вибору поля, контрольний індикатор, загальний індикатор випуску (визначає, чи всі елементи в PR випускаються одночасно або окремо).
Стандартний тип документа заявки на закупівлю в SAP у всіх установках визначається як NB.
Номер відстеження вимог
Цей номер використовується для відстеження конкретних вимог. Його можна ввести під час створення заявки на покупку та скопіювати в документ замовлення на придбання. Він підтримується на рівні товару, і елементи можна вибрати за цим номером у декількох звітах, таких як MELB .
- Виконайте транзакцію MELB .
- Натисніть кнопку Вибрати .
Натиснувши " Продовжити" , ви повернетесь до початкового екрана вибору ... У вас також є безліч варіантів вибору, і вам слід вибрати найбільш підходящі варіанти, щоб звузити пошук.
- Введіть номер (и) відстеження вимог.
- Виконати.
Вам буде представлений список документів, що містять номер для відстеження.
Визначення джерела
Визначення джерела допомагає знайти найбільш підходяще джерело для тієї чи іншої потреби, наприклад, воно може запропонувати, яка контурна угода, яке внутрішнє джерело закупівель (завод) або який постачальник може бути використаний для замовлення конкретних матеріалів на даний момент.
Визначення джерела приймає різні дані як параметри для фактичного процесу визначення. Сюди входять структурна угода, інформація про закупівлю, завод у нашій компанії, домовленість про квоти, список джерел.
Все це враховується при визначенні найкращого можливого джерела для потреби.
Спочатку перевірка здійснюється за допомогою квотної домовленості, де система визначає, чи є відповідне джерело з відповідною схемою квотування для матеріалу, і якщо підходяще джерело знайдено, воно вибирається, і додатковий пошук джерела припиняється.
Якщо ні, система враховує список джерел і шукає там дійсні джерела. Список джерел складається з фіксованих і заблокованих записів. Фіксовані записи призначені для фіксованих продавців щодо конкретних матеріалів, що діють протягом певного періоду. Заблоковані записи не можна використовувати як джерело, поки вони перебувають у цьому статусі.
Нарешті, система шукає структурну угоду та інформаційний запис для надійних джерел та призначає їм заявку. Ви вже бачили на попередньому уроці, що таке інформаційний запис про закупівлю, а контурна угода - це угода про планування або контракт, який також використовується в процесі визначення джерела як вхідна інформація.
Щоб використовувати визначення джерела, потрібно встановити прапорець Визначити джерело на початковому екрані заявки на придбання.
Призначення джерела
Система може виконувати присвоєння джерела у фоновому або передньому плані.
Якщо пошук здійснюється в режимі переднього плану, і знайдено більше одного дійсного джерела, з’являється список відбору, з якого користувач повинен вибрати відповідне джерело. Якщо знайдено лише одне підходяще джерело, воно призначається автоматично.
Якщо пошук виконується у фоновому режимі, необхідно визначити одне джерело та досягти того, що система буде виконувати різні функції під час пошуку.
Наприклад, контурні угоди мають пріоритет над джерелом інформації про закупівлю, а у випадку конфлікту обирається джерело контурної угоди.
Якщо в контурних угодах виявлено більше одного дійсного джерела, унікальним дійсним джерелом буде джерело для звичайного постачальника, а якщо жоден запис не для звичайного постачальника, джерело доведеться визначати вручну.
Ви можете бачити, як система пропонує два джерела, з яких ми повинні вибрати найкраще вручну.
