Управління витратами проекту
Управління витратами проекту визначається як процес планування та контролю ефективності витрат проекту. Він визначає, які витрати потрібні для кожного результату. Вартість проекту можна оцінити з різних джерел процесу (приклади нижче)
- Створення структури розподілу робіт (WBS)
- Розробіть графік
- Сплануйте людські ресурси
- Визначення ризиків
Вхідні дані управління витратами включають,
- План управління проектами
- Статут проекту
- Фактори зовнішнього середовища підприємства
- Активи організаційного процесу
Хоча, результат цього є
- План управління витратами.
Створення кошторисів та витрат для проекту є надзвичайно важливою частиною будь-якого управління проектами. При розрахунку бюджету для проекту беруться до уваги різні речі, такі як витрати на робочу силу, придбання необхідного обладнання, матеріальні витрати тощо.
Що таке оцінка вартості проекту?
Оцінка вартості проекту визначається як процес наближення загальних витрат проекту. Точність оцінки витрат залежить від точності та деталей обсягу проекту, який є базовою лінією обсягу. Сфера дії також визначатиме будь-які обмеження, такі як дата, ресурси чи бюджет. Реєстр ризиків допоможе розрахувати оціночні типи витрат, витрати, пов’язані з умовною діяльністю, та витрати, спрямовані на подолання ризиків.
Для оцінки вартості проекту потрібно класифікувати різні типи витрат за такими категоріями, як
- Вартість робочої сили
- Вартість обладнання
- Вартість поставок
- Вартість проїзду
- Вартість навчання
- Накладні витрати тощо.
Методи, що використовуються для оцінки вартості проекту
Для офіційної оцінки вартості проекту існує декілька методів (методів), які використовуються наступним чином:
- Аналогічне оцінювання
Ця методика оцінки базується на експертних судженнях та інформації на основі подібних попередніх проектів. Там, де раніше це робилося, аналогічна вартість проекту вважається плюс-мінус 20% для існуючого проекту.
- Параметричне оцінювання
Дані чи записи минулого використовуються для оцінки вартості поточного проекту.
- Оцінка знизу вгору
Після того, як ви визначили обсяг проекту, це найнадійніша форма техніки. У цій техніці на основі WBS ви оцінюєте вартість кожного ресурсу або результату.
Так само існують інші методи (методи), які можуть бути корисними для оцінки витрат, такі як оцінка PERT, аналіз пропозиції постачальника тощо.
Планування бюджету проекту
Основна мета цієї діяльності - розподілити та дозволити грошові ресурси, необхідні для завершення проекту. Основний результат для визначення бюджету включає базові показники ефективності витрат. Він не тільки визначає, які витрати будуть понесені, але й коли будуть понесені. Вхідні дані для визначення бюджету включають
- Оцінка витрат на діяльність
- Основа для кошторисів
- Обсяг базової лінії
- Графік проекту
- Календарі ресурсів
- Контракти
- Активи організаційного процесу
Результатом цього процесу є
- Вихідні показники витрат
- Вимоги до фінансування проекту
- Оновлення проектних документів
Бюджетування проекту виконується паралельно з процесом планування проекту. Це сильно залежить від трьох компонентів -
- Оцінка витрат
- Тривалість завдання
- Виділені ресурси
Під час бюджетування проектів керівник проекту спілкується з різними людьми, відповідальними за управління робочими зусиллями, а також за оцінкою витрат на проект.
Він буде використовувати різні перспективи проекту, такі як структурна структура проекту, кошторис витрат, історичні дані та записи, інформація про ресурси та політики.
Без оцінки ризиків процес складання бюджету не завершується. Процес оцінки ризику враховує такі фактори, як дефіцит часу, наявність ресурсів, досвід команди розробників, використовувана технологія тощо. Оцінка ризику може становити від 25 до 30 відсотків загальної вартості проекту.
План управління якістю проекту
Група процесів управління якістю складається з трьох процесів,
- Якість плану
Процес планування якості передбачає визначення того, які стандартні якості відповідають проекту і як їх виконати. Він також включає визначення показників якості та стандартних заходів для проектних процесів, вимог відповідності нормативним актам, функціональності виробу, документації тощо.
Вхідні дані управління якістю плану включають
- План управління проектами
- Реєстр зацікавлених сторін
- Реєстр ризиків
- Документація вимог
- Фактори зовнішнього середовища підприємства
- Активи організаційного процесу
Результатом для управління якістю є
- План управління якістю
- План вдосконалення процесу
- Показники якості
- Контрольні списки якості
- Оновлення проектних документів
- Гарантія якості
Цей етап включає в основному два напрямки, спочатку аналіз якості проекту та покращення якості проекту. Це процес аудиту вимог до якості та результатів вимірювань контролю якості, щоб забезпечити підтримку стандарту якості протягом усього процесу. Вхідні дані для цього будуть такими ж, як результати управління якістю плану, тоді як
Результатом цього процесу буде
- Запит на зміну
- План управління проектами
- Оновлення проектних документів
- Оновлення активів процесу організації
- Контроль якості
Це буде проводитися для контролю якості протягом життєвого циклу проекту. Він визначає, як стандарт якості може відповідати визначеним стандартам якості. Результатом забезпечення якості буде вхід для контролю якості. Поки вихід буде
- Вимірювання контролю якості
- Перевірити зміни
- Перевірені результати
- Інформація про результати роботи
- Запит на зміну
- План управління проектами
- Оновлення проектних документів
- Оновлення активів організаційного процесу
Проект управління людськими ресурсами
Управління персоналом включає процес організації, управління та керівництва проектною командою. До її складу входять люди, яким розподілено ролі та відповідальність за виконання проекту. Управління персоналом займатиметься чотирма процесами.
- Розробка плану людських ресурсів : Цей етап визначає ролі та обов'язки проекту, схеми організації проектів та план управління персоналом
Вхід для цього буде
- План управління проектами
- Вимоги до ресурсів діяльності
- Фактори зовнішнього середовища підприємства
- Активи організаційного процесу
Вихід для цього буде
- План управління людськими ресурсами
- Придбати команду проекту :
Цей етап підтверджує наявність людських ресурсів та отримання команди, необхідної для завершення проектної діяльності. Вхідними даними для цього етапу будуть результати попереднього кроку. Тоді як результат цього етапу буде
- Доручення співробітників проекту
- Календарі ресурсів
- Оновлення плану управління проектами
- Розробка команди проекту :
На цьому етапі основна увага приділяється підвищенню ефективності роботи команди, взаємодії членів команди та підвищенню загальної ефективності роботи команди та проекту. Вхідними даними для цього етапу будуть результати попереднього кроку. Поки вихід на цьому етапі буде
- Оцінка результативності команди
- Оновлення факторів зовнішнього середовища підприємств
- Керувати командою проектів :
Цей процес включає відстеження результативності роботи членів команди, вирішення проблем, надання зворотного зв'язку та управління командою для оптимізації роботи проекту. Вхідними даними для цього етапу будуть результати попереднього кроку. Поки вихід на цьому етапі буде
- Запит на зміну
- Оновлення плану управління проектами
- Оновлення проектних документів
- Оновлення факторів зовнішнього середовища підприємств
- Оновлення активів організаційного процесу
Управління комунікацією проекту
Тут проектна комунікація не означає усну взаємодію між собою, а ефективну передачу інформації, пов’язаної з проектом, з проектною командою, зацікавленими сторонами, керівниками проектів тощо. Вона повинна розглядати дії та оцінки ризиків, плани проектів, управління та дії, огляди та прогулянки. -кроки тощо.
Цей сегмент охоплює переважно п’ять областей
- Спілкування з зацікавленими сторонами
Це процес вироблення підходу до ефективного спілкування із зацікавленими сторонами та розуміння їх вимог. Вхід для цього буде
- План управління проектами
- Реєстр зацікавлених сторін
- Фактори зовнішнього середовища підприємства
- Активи організаційного процесу
Поки вихід для цього буде
- План управління комунікаціями
- Оновлення проектних документів
- Керуйте комунікаціями
Це процес зберігання, розповсюдження, збору та отримання проектної інформації відповідно до плану комунікації. Вкладом цього етапу буде
- Фактори зовнішнього середовища підприємства
- Активи організаційного процесу
- Звіти про результати роботи
- План управління комунікаціями
Поки вихід буде
- Проектні комунікації
- Оновлення плану управління проектами
- Оновлення проектних документів
- Оновлення активів організаційного процесу
- Контроль зв'язку
Це процес контролю та моніторингу спілкування протягом усього життєвого циклу проекту. Вхідні дані для цього етапу будуть
- План управління проектами
- Проектні комунікації
- Журнал випусків
- Дані про результати роботи
- Активи організаційного процесу
Тоді як результат цього етапу буде
- Інформація про результати роботи
- Запити на зміну
- Оновлення плану управління проектами
- Оновлення проектних документів
- Оновлення організаційного процесу
Резюме
Управління витратами - це процес планування та ефективного управління проектом. Це допомагає вам фіксувати та відстежувати витрати, зроблені після проекту.
Щоб побачити, що ваш проект завершено у визначені терміни та бюджет, ми побачимо, який фактор ризику потрібно пом’якшити в наступному навчальному посібнику.