Доступні різні стандартні типи кореспонденції, такі як друк рахунків-фактур, виписка з рахунку тощо. Також можна створити власні типи кореспонденції.
Кореспонденції можуть бути створені під час конкретної обробки ділових операцій або на більш пізньому етапі для вже створених проводок транзакцій.
Кореспонденція може надсилатися замовнику / постачальнику у різних форматах, таких як електронна пошта та факс. Листування - це, в основному, листи тощо, які надсилаються від SAP постачальнику / замовнику тощо.
Листування може створюватися індивідуально або колективно, спеціально або за допомогою автоматизованого пакетного завдання.
У цьому підручнику ви дізнаєтесь-
- Види листування
- Конфігурації листування
- Генерація листування
- Листування в листуванні
- Листування електронною поштою
Види листування
Далі наводиться приклад списку різних стандартних типів кореспонденції, які можна скопіювати для створення певної власної форми, програми тощо.
| Тип листування | Опис листування | Програма друку | Необхідні дані | Зразок стандартної форми сценарію SAP |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Повідомлення про оплату | RFKORD00 | Номер документа | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Виписки з рахунку | RFKORD10 | Номер і дата рахунку | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Вексельні виписки | RFKORD20 | Номер документа | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Внутрішні документи | RFKORD30 | Номер документа | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Окремі листи | RFKORD40 | Номер рахунку | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Витяги з документів | RFKORD50 | Номер документа | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Заяви клієнтів | RFKORD11 | Номер та дата клієнта | F140_CUS_STAT_01 |
Конфігурації листування
Налаштування кореспонденції в SAP може бути здійснено наступними кроками нижче
Крок 1) Визначте тип кореспонденції
Шлях: - SPRO> Фінансовий облік (новий)> Дебіторська заборгованість та кредиторська заборгованість> Рахунки клієнтів> Позиції> Кореспонденція> Зробити та перевірити налаштування кореспонденції> Визначити типи кореспонденції
Код транзакції: - OB77
Тут доступні різні типи кореспонденції SAP. Ви також можете створити власні типи листування. Ви можете вказати, які дані потрібні для створення кореспонденції, наприклад, для виписки з рахунку ви можете вказати, що для виписки необхідний головний клієнт / постачальник. Крім того, ви можете вказати параметри дати та текст, який відображатиметься для вибору дати.
Крок 2) Призначте програму типу кореспонденції
Шлях: -SPRO> Фінансовий облік (новий)> Дебіторська заборгованість та кредиторська заборгованість> Рахунки клієнтів> Позиції> Кореспонденція> Зробити та перевірити налаштування кореспонденції> Призначити програми для типів кореспонденції
Код транзакції: - OB78
Тут вам потрібно пов’язати програму генератора кореспонденції з типом кореспонденції. Ви також можете вказати різні програми для різних кодів компаній. (Також тут ви можете вказати варіант за замовчуванням для запуску програми. Ви можете створити такий варіант із транзакції SE38 / SA38 для програми.)
Ви також можете створити власну програму як копію стандартної програми та внести відповідні зміни, щоб задовольнити будь-яку конкретну потребу вашого клієнта.
Крок 3) Визначте функції виклику для типу кореспонденції
Шлях: -SPRO> Фінансовий облік (новий)> Дебіторська заборгованість та кредиторська заборгованість> Рахунки клієнтів> Позиції> Кореспонденція> Зробити та перевірити налаштування кореспонденції> Визначити функції виклику
Код транзакції: - OB79
Тут потрібно вказати, що в який момент часу ви можете сформувати певний тип кореспонденції. Ви також можете вказати різне налаштування для різних кодів компаній. Доступні різні варіанти: -
- На момент введення документа (наприклад, FB50, FB60 тощо)
- На момент проводки платежів (наприклад, F-28, F-26 тощо)
- Під час відображення або зміни документа (наприклад, FB02, FB03 тощо)
- Під час відображення рахунку (наприклад, FBL1N, FBL5N тощо)
Крок 4) Призначте форму кореспонденції програмі друку для кореспонденції
Шлях: -SPRO> Фінансовий облік (новий)> Дебіторська заборгованість та кредиторська заборгованість> Рахунки клієнтів> Кореспонденція позицій> Зробити та перевірити налаштування кореспонденції> Визначити імена форм для друку кореспонденції
Код транзакції: - OB96
Тут потрібно вказати, яке визначення форм використовуватиме програма кореспонденційного друку. Ви також можете вказати різне налаштування для різних кодів компаній. (Форма SAP Script визначається за допомогою транзакції SE71 , де різні дані розташовуються у вихідному форматі для обробки. Ця форма SAP Script визначає макет у вихідних даних.)
Ви також можете використовувати двозначні ідентифікатори форм, за допомогою яких ви можете викликати різні форми для різних ідентифікаторів форм в одному і тому ж коді компанії.
Цей ідентифікатор форми можна вказати на екрані вибору програми друку, яка генерує кореспонденцію. Ви можете вибрати лише один ідентифікатор форми одночасно для типу листування. Ви можете створити кілька типів кореспонденції, запускаючи різні ідентифікатори форм.
Крок 5) Визначте деталі відправника для листування
Шлях: -SPRO> Фінансовий облік (новий)> Дебіторська заборгованість та кредиторська заборгованість> Рахунки клієнтів> Позиції> Кореспонденція> Зробити та перевірити налаштування кореспонденції> Визначити деталі відправника для форми листування
Код транзакції: - OBB1
Тут ви можете зв’язати деталі для верхнього, нижнього колонтитула, підпису та відправника. Цей текст визначається за допомогою транзакції SO10 з текстовим ідентифікатором, як зазначено вище (наприклад, ADRS). Ви також можете вказати інший параметр для різних кодів компаній. (Також можна визначити двозначний варіант відправника, який ви можете вказати для параметрів вибору програми друку. Це дозволить вказувати різні дані про відправника в межах одного і того ж коду компанії.)
Крок 6) Визначте варіанти сортування для листування
Шлях: -SPRO> Фінансовий облік (новий)> Дебіторська заборгованість та кредиторська заборгованість> Рахунки клієнтів> Позиції> Кореспонденція> Зробити та перевірити налаштування кореспонденції> Визначити варіанти сортування для кореспонденції
Код транзакції: - O7S4
Тут ви можете вказати, в якому порядку будуть генеруватися листи кореспонденції. Наприклад, якщо ви створюєте виписку з рахунку для кількох постачальників, тоді продавці будуть відсортовані в такому порядку, а потім лист буде сформовано. Цей варіант сортування можна вказати на екрані вибору програми друку, яка генерує відповідність.
Крок 7) Визначте варіанти сортування для позицій у кореспонденції
Шлях: -SPRO> Фінансовий облік (новий)> Дебіторська заборгованість та кредиторська заборгованість> Рахунки клієнтів> Позиції> Кореспонденція> Зробити та перевірити налаштування кореспонденції> Визначити варіанти сортування для рядків-позицій
Код транзакції: - O7S6
Тут ви можете вказати, в якому порядку різні позиції відображатимуться у листах для кореспонденції. Наприклад, якщо у виписці з рахунку постачальника є кілька рахунків-фактур, тоді рахунки-фактури будуть відсортовані в такому порядку, а потім лист буде сформовано.
Цей варіант сортування можна вказати на екрані вибору програми друку, яка генерує відповідність.
Генерація листування
Як було показано раніше, також під час налаштування точки виклику, кореспонденція може бути сформована в нижній момент часу: -
- На момент введення документа (наприклад, FB50, FB60 тощо)
- На момент проводки платежів (наприклад, F-28, F-26 тощо)
- Під час відображення або зміни документа (наприклад, FB02, FB03 тощо)
- Під час відображення рахунку (наприклад, FBL1N, FBL5N тощо)
Кореспонденція може бути сформована для конкретного документа або для облікового запису постачальника / клієнта. Подальші слайди пояснюватимуть генерацію кореспонденції різними способами та її друк.
Генерація кореспонденції (метод А): -
Листування може бути сформовано під час створення, зміни або відображення документа.
Для цього перейдіть до Навколишнє середовище> Кореспонденція та виберіть відповідний тип кореспонденції, наприклад, див. Екран нижче у створенні рахунку-фактури для клієнта FB70 : -
Подібним чином ви можете створити кореспонденцію з відображення / зміни документа в результаті транзакції, як у FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N тощо.
Генерація кореспонденції (метод В)
Для існуючих бухгалтерських документів ви можете використовувати код операції FB12 .
Після введення коду компанії він запитає тип кореспонденції. Виберіть Тип кореспонденції, і він попросить Вас ввести номер документа / номер рахунку. тощо на основі налаштування типу відповідності. Після цього запитується листування.
Генерація кореспонденції (метод C)
З транзакції F.27 ви можете сформувати кореспонденцію (Виписку з рахунку) для постачальника (-ів) / клієнта (-ів).
Тут "Індикатор у основному записі", вказане значення повинно збігатися зі значенням, вказаним у основних даних замовника / постачальника> Код компанії> Листування.
Якщо встановити прапорець «Індивідуальний запит», то якщо один і той же постачальник / замовник має рядки-позиції в декількох кодах компаній, то для кожного коду компанії буде сформовано окремий виписку.
Листування в листуванні
Кореспондентський друк (метод А): -
Використовуйте код транзакції F.61, щоб надрукувати відповідний тип кореспонденції, вже створений. Після виконання він просто роздрукує кореспонденцію (якщо налаштовано електронну пошту / факс тощо, вихід буде сформований у такому форматі)
Кореспондентський друк (метод Б): -
З транзакції F.64 ви можете побачити сформований лист кореспонденції (Spool) і роздрукувати його. (Відмінність від F.61 полягає в тому, що в F.64 ви також можете виконувати інші операції (наприклад, видалення, попередній перегляд друку тощо) для вже створеного запиту на листування.)
Згенеровану котушку можна побачити та надрукувати з транзакції SP02 або запит Система> Власна шпуля .
Листування електронною поштою
Зберігайте адресу електронної пошти в налаштуваннях у майстрі клієнта / постачальника> Загальні дані> Вкладка Адреса> Зв'язок та виберіть спосіб зв'язку як електронну пошту.
Також зберігайте ідентифікатор електронної пошти в головному вікні замовника / постачальника> Дані коду компанії> Вкладка листування.
Тоді кореспонденція для цього замовника / постачальника буде сформована у форматі електронної пошти замість виводу на друк (Беручи до уваги налаштування виходу користувача, зроблені для визначення способу спілкування у виході користувача, наведеному на наступному слайді.)
(Примітка: Аналогічним чином ви можете налаштувати вихід факсу, вибравши стандартний зв'язок як ФАКС і підтримуючи номер факсу.)
Ця стаття представлена Манішею Сінгхом